La qualité d’un document numérisé influence directement la lecture, la recherche terminologique et parfois l’OCR. L’objectif n’est pas d’obtenir le fichier le plus lourd possible, mais une image nette, orientée correctement et facile à archiver.
Préparer avant de scanner
Retirez trombones et plis, alignez les pages et vérifiez l’ordre. Pour un dossier multilingue, séparez les pièces si cela facilite le classement. Une minute de préparation évite beaucoup de corrections ensuite.
Résolution et couleur
Pour la plupart des documents texte, une résolution modérée et stable suffit. La couleur devient importante lorsqu’elle porte une information : cachet, annotation, surlignage ou élément graphique. Ne convertissez pas automatiquement en noir et blanc un document dont la couleur a une valeur documentaire.
Contrôle visuel
Après numérisation, vérifiez les bords, les pages coupées, l’orientation et la lisibilité des petits caractères. Contrôlez aussi les pages verso lorsqu’un chargeur recto verso est utilisé.
Nommer pour retrouver
Une convention simple peut inclure date, type de document et référence de dossier. Évitez les noms génériques du type scan001.pdf. Un classement efficace réduit les risques de travailler sur une mauvaise version.
Enfin, traitez les documents confidentiels selon les obligations applicables à votre activité : stockage maîtrisé, accès limité et suppression conforme à votre politique de conservation.